Reklama: Základem každé pracovny jsou kvalitní kancelářské židle . Na Hawaj.cz si vyberete tu pravou přesně podle vašeho stylu.  

Buritto s Jihočeským žervé, fazolemi, hovězím ragú, avokádem a koriandrem

Buritto s Jihočeským žervé, fazolemi, hovězím ragú, avokádem a koriandrem

Mexická klasika s Jihočeským žervé od Madety. V tomto jednoduchém receptu nechybí kvalitní hovězí maso, mexické fazole nebo avokádo. Šmrnc mu dáte kořením Fajitas a koriandrem. Zarolujte si dnešní dokonalý oběd...

pošlete nám recept

Umíte napsat e-mail? Prohřešky, kterých byste se měli vyvarovat.

Umíte napsat e-mail? Prohřešky, kterých byste se měli vyvarovat.

Pracovní e-mailová komunikace je v dnešní době natolik samozřejmá, že o ní řada lidí přestala přemýšlet. Důsledkem je běžné nedodržování korespondenční etikety a řada přestupků proti zdvořilosti, které nedělají dobré jméno pisateli ani firmě, v níž pracuje. Jan Dvořák, výkonný ředitel Počítačové školy Gopas, proto nabízí několik praktických doporučení a pravidel, které je třeba mít při práci s poštovním klientem na paměti.

Používejte správný typ písma

Při psaní e-mailů dbejte na standardizovaný typ písma, v pracovním písemném styku se obvykle používají písmové fonty Arial nebo Calibri s velikostí písma 10 - 12. Styl oficiální komunikace je součástí korporátní identity, která má být ucelená. Nezapomínejte na to, že e-mailová pošta je vaší vizitkou. Jednotný design komunikace vypovídá o míře ztotožnění pracovníků s celofiremní filozofií a posiluje integritu celé společnosti. Pozornost věnujte i správnému oslovení adresáta a skloňování jeho jména. Pište: Dobrý den, pane Nováku. Nikoli: Dobrý den, pane Novák.

Uvádějte vždy předmět zprávy

E-mailová korespondence by měla být jasná a stručná, její obsah má být být zřejmý již z předmětu zprávy. Lidé se tak mohou snadno rozhodnout, zda si zda si e-mail přečtou ihned, nebo až později. Tuto položku proto nikdy nevynechávejte, adresátovi i sobě samým ušetříte čas i v okamžiku, kdy budete chtít zprávu dohledat v historii vaší komunikace. Jestliže budete měnit téma korespondence, nezapomeňte to uvést do předmětu mailu. „Pište krátké e-maily. Pokud předpokládáte, že vaše pošta bude obsahovat více než dva odstavečky, je efektivnější použít telefon,“ radí Jan Dvořák, výkonný ředitel Počítačové školy Gopas.

Pozor na emoce a sarkasmus

Lidé leckdy používají e-mail jako prostředek k řešení různých vnitropodnikových sporů. Psanou formou snadněji sdělí to, co by si adresátovi nedovolili říct do očí, ať už jde o kolegu nebo nadřízeného. V každém případě je nevhodné vést korespondenci pod vlivem negativních emocí. Během korespondence se také vyhýbejte sarkasmu nebo ironii. Osobně si můžete připadat chytří nebo zajímaví, ale adresát vašeho sdělení nemusí váš vtip stejným způsobem rozkódovat. Riskujete tak vznik nedorozumění.

Emotikony používejte s citem

Vyvarujte se rovněž familiérního stylu zpráv. Pokud dotyčného adresáta neznáte osobně nebo mezi sebou máte výhradně formální vztah, nepoužívejte v mailu emotikony, nepůsobí to profesionálně. Zvláště pak v případě, napíšete-li „smajlíka“ do prvního mailu osobě, která  zaujímá nadřízenou pracovní pozici. Lepší je počkat, až mezi adresátem a příjemcem povolí ledy, lépe se poznají a komunikace získá neformálnější tón, který vzejde „z druhé e-mailstrany“. . Za těchto okolností můžete zkusit emotikonu použít.

Při hromadné korespondenci odpovídejte všem

„V některých případech je vhodné nebo dokonce nutné zahrnovat veškeré účastníky komunikace do kopie pomocí funkce ’odpovědět všem‘. Udržíte jednotnou linii a žádnému z korespondentů nebudou chybět důležité informace, protože nebude vynechán,“ říká Jan Dvořák, výkonný ředitel Počítačové školy Gopas. Jestliže však chcete dotyčnému sdělit pouze banální informaci typu ’ano / ne‘, která není pro ostatní účastníky důležitá, neuvádějte zbytek korespondentů do kopie. Nikdo si nepřeje být zahlcován e-maily, které se ho netýkají.

Kdy používat při hromadné korespondenci slepou kopii

Jestliže připravujete k odeslání poštu určenou současně více lidem, je neslušné uvádět jejich e-mailové adresy do otevřené kopie, pokud se dotyční vzájemně neznají a nepotřebují mezi sebou komunikovat. V takovém případě raději vložte veškeré adresáty, s výjimkou jediného, do takzvané skryté kopie. Vaši zprávu dostanou všichni adresáti, ale bude to vypadat, jako by byla určena jedinému příjemci.

Nesposílejte nadměrně velké přílohy

Poměrně velkým úskalím při e-mailové komunikaci bývá velikost přiložených souborů, která by neměla přesáhnout 1 MB. Řada poštovních klientů je totiž nastavena tak, aby nepropouštěla e-maily s přílohami většími než 5 nebo 10 MB. Jestliže potřebujete poslat větší přílohu, je vhodnější použít FTP server nebo některu z verzí internetových úložišť, které poskytují stránky jako Uschovna.cz či Leteckaposta.cz. Další možností je posílat soubory zabalené do archivu ZIP nebo RAR, jejich velikost bude znatelně menší.

Nespoléhejte na funkci kontrola pravopisu

Jakmile máte e-mail napsaný, dobře si jej před odesláním pročtěte, aby v něm nezůstaly gramatické nebo jiné chyby. Nespoléhejte se pouze na funkci kontrola pravopisu. Tato pomůcka vás nemusí pokaždé upozornit například na slova, která jsou si na zběžný pohled podobná, ale ve skutečnosti mají v e-mailu chybný tvar. V poště tak omylem zůstane například slovo zpráva, i když jste původně zamýšleli napsat „z prava“. Kontrola pravopisu navíc nemá v databázi všechny výrazy, když tudíž dané slovo „nerozpozná“, opraví jej na nejbližší podobný termín. Významem se však už nezabývá.

 

 

Redakce


27.1.2012   Rubrika: Společnost   |   Komentářů 5   |   Vytisknout

Hodnocení článku: 2,9/5   Oznámkovat (hodnocení jako ve škole): 1   2   3   4   5  

 

Diskuse ke článku - Umíte napsat e-mail? Prohřešky, kterých byste se měli vyvarovat.

Tato diskuse je otevřena jen pro přihlášené uživatelky.
orinka
orinka - 27.1.2012 11:45

Smajlík někdy pomůže k ujasnění zprávy, samozřejmě ho nepoužiju, když budu komunikovat s nějakým koženým byrokratem.

 
Almega
Almega - 27.1.2012 10:22

Nikdy nepíšu smajlíky,připadá mi to dětinské....Jen tady na ŠŽ občas dám nějaký,ale to už musí být....

 
Juana
Juana - 27.1.2012 9:48

Přiznám se, že v pracovních e-mailech občas smajlíky používám, pokud komunikuju s lidmi, se kterými se pracovně znám už léta a s kterými se občas i vídáme osobně. Oni také většinou nepíší pouze formální zprávy.

 
Lissie
Lissie - 27.1.2012 8:58

Ty pravidla se zdají úplně jasná, ale člověk by neřekl, co někdo dokáže sesmolit a považovat za pracovní e-mailsmajlik - 55. Od vykřičníků, která v ní prostě nesnáším a jeví se mi jako "písemné řvaní", až po šílené pravopisné chyby, často i v mém křestím jméněsmajlik - 66. No, děs.

 
Kassy
Kassy - 27.1.2012 0:26

Ano, k posílání pracovních dokumentů je jistě vhodné používat veřejné služby jako je Uschovna.cz smajlik - 76

 

Sponzori

Prohledej


Výherci v soutěžích

Soutěže na Soutez.cz

    Anketa

    Covid

    Prodělali/y jste v uplynulém roce Covid?

    Celkem hlasovalo 77048.
    Archiv anket.